Sistem Personalia

Posted by slurppsss on May 29, 2011

Definisi Manajemen Personalia

Menurut Prof. Edwin B. Filippo, manajemen personalia adalah “perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat “.1)
Menurut T. Hani Handoko, manajer personalia adalah “seorang manajer dan sebagai manajer harus melaksanakan fungsi –fungsi dasar manajemen tanpa memperdulikan apapun hakekat fungsi operasional”. 2)

Dalam bentuk kerangka, definisi tersebut akan tampak sebagai berikut:

• Perencanaan (Planning)

Perencanaan berarti penentuan program personalia yang akan membantu tercapainya sasaran yang telah disusun untuk perusahaan itu. Dengan kata lain proses penentuan akan melibatkan partisipasi aktif dan kesadaran penuh dari Manajer personalia, dengan keahliannya dalam bidang sumber daya manusia.

• Pengorganisasian (organizing)

Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan, manajer personalia menyusun suatu organisasi dengan merancang struktur hubungan antara pekerjaan , personalia, dan faktor-faktor fisik . Apabila serangkaian tindakan telah ditentukan, organisasi harus disusun untuk melaksanakannya.

• Pengarahan (directing)

Fungsi sederhana dari pengarahan adalah untuk membuat atau mendapatkan karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan (pemberian perintah)

• Pengendalian (controlling)

Pengendalian adalah fungsi manajerial yang berhubungan dengan pengaturan kegiatan agar sesuai dengan rencana personalia yang sebelumnyam telah dirumuskan berdasarkan analisis terhadap sasaran dasar organisasi

• Pengadaan tenaga kerja (procurement)

Fungsi operasional dari manajemen personalia adalah berupa usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi. Hal-hal yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan sumber daya manusia yang dibutuhkan dan perekrutannya, seleksi, dan penempatan . Penentuan sumber daya manusia yang diperlukan harus bersandar pada tugas-tugas yang tercantum pada rancangan pekerjaan yang ditentukan sebelumnya

• Pengembangan (development)

Pengembangan merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi kerja yang tepat. Kegiatan ini amat penting dan terus tumbuh karena perubahan-perubahan teknologi, reorganisasi pekerjaan, tugas manajemen yang semakin rumit.

• Kompensasi (compensation)

Fungsi ini dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai dan layak kepada personalia untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi

• Integrasi (integration)

Integrasi merupakan usaha untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas kepentingan-kepentingan perorangan (individu), masyarakat , dan organisasi. Definisi ini berpijak atas dasar kepercayaan bahwa masyarakat kita terdapat tumpang tindih kepentingan yang cukup berarti.

• Pemeliharaan (maintenance)

Pemeliharaan merupakan usaha untuk mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan mampu untuk bekerja. Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi oleh komunikasi dengan para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan, dan kesehatan serta keselamatan kerja.

• Pemutusan Hubungan Kerja (separation)

Jika fungsi pertama manajemen personalia adalah untuk mendapatkan karyawan, adalah logis bahwa fungsi terakhir adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan orang-orang tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.


Kualitas Personel

Untuk mengangkat pegawai secara ilmiah, terlebih dahulu orang harus menyusun suatu standar kepegawaian untuk menguji para pelamar. Standar ini harus menetapkan kualitas minimum yang dapat diterima yang diperlukan agar mampu melaksanakan tugas-tugas jabatan dan tanggung jawab sehingga bias ditentukan kemampuan manusia yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Menurut Dictionary of Occupational Titles, penyusunan pekerjaan adalah “suatu bagian dari proses pengorganisasian, Studi atas isi pekerjaan untuk menentukan kebutuhan tenaga manusia disebut “ analisa pekerjaan”. 3)
Beberapa istilah yang berhubungan dengan dan seringkali dikacaukan dengan analisa pekerjaan:

• Posisi (position)

Posisi adalah sekelompok tugas yang ditugaskan kepada seseorang Dalam perusahaan terdapat sejumlah posisi yang sama banyaknya dengan jumlah pegawai.

• Pekerjaan (job)

Pekerjaan sekarang dapat dirumuskan sebagai suatu kelompok posisi yang mempunyai jenis dan tingkat kerja yang sama. Dalam beberapa hal mungkin hanya satu posisi yang dicakup, hanya karena tidak ada posisi lain yang sama.

• Jabatan (occupation)

Jabatan adalah suatu kelompok pekerjaan yang mempunyai jenis kerja yang sama dan ditemukan dalam seluruh industri atau diseluruh negeri. Suatu jabatan adalah suatu kategori kerja yang ditemukan dibanyak perusahaan. Seseorang selalu harus mempunyai posisi dan pekerjaan, tetapi mungkin bukan jenis kerja yang ditemukan secara umum diseluruh industri dan karenanya mungkin tidak punya jabatan (occupation).

Menurut Summary of National Job Analysis Methode Survey, analisa pekerjaan adalah “proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu”. 4)
Sedangkan kegunaan dari analisa kerja adalah sebagai berikut:

• Pengabsahan (validation) atas prosedur-prosedur pengangkatan, pengabsahan dibenarkan dan dirumuskan sebagai menguji secara sistematik kriteria seleksi atau predikator untuk menentukan apakah hal-hal itu berhubungan erat dengan kelompok prilaku dari pekerjaan itu.
• Pelatihan (training). Uraian tugast-tugas dan peralatan yang dipergunakan sangat membantu dalam mengembangkan isi program-program pelatihan.
• Evaluasi pekerjaan. Uraian pekerjaan dan rincian persyaratan tenaga kerja yang diperlukan dievaluasi kegunaannya, dengan sasaran terakhir untuk penentuan nilai dalam bentuk uang penilaian prestasi. Sebagai pengganti penilaian seorang karyawan atas sifat-sifat seperti ketergantungan dan inisiatif, ini ada kecenderungan untuk menentukan sasaran pekerjaan dan hasil kerja dinilai berdasarkan tercapai tidaknya sasaran tersebut.
• Pengembangan karier. Informasi pekerjaan membantu perusahaan untuk merencanakan saluran-saluran promosi, dan menyediakan data mengenai kesempatan dan persyaratan karier didalam organisasi kepada karyawan
• Organisasi. Informasi pekerjaan yang diperoleh melalui analisa pekerjaan seringkali mengungkapkan contoh-contoh organisasi yang jelek sehubungan dengan faktor-faktor yang mempengaruhi rancangan pekerjaan.
• Perkenalan (induction). Untuk petatar (trainee) baru, uraian pekerjaan paling membantu dalam masa orientasi.
• Penyuluhan (counseling). Informasi pekerjaan sangat bernilai dalam penyuluhan pekerjaan. Disarankan lebih banyak penyuluhan semacam itu diberikan pada tingkat sekolah menengah, karena banyak lulusannya tidak menyadari jenis- jenis pekerjaan yang ada.
• Hubungan perburuan (labor relation). Uraian pekerjaan standar fungsi . Jika seorang karyawanm mencoba menambah atau mengurangi tugas-tugas yang tercantum disana, maka standar telah dilanggar. Serikat buruh, demikian juga managemen tertarik
• Penataan kembali (reengineering) pekerjaan. Jika para majikan ingin menyesuaikan pekerjaan dengan suatu kelompok khusus, misalnya orang cacat fisik, biasanya mereka harus mengubah isi pekerjaan tertentu. Analisis pekerjaan menyediakan informasi yang akan memudahkan perubahan pekerjaan untuk memungkinkan diisi oleh personalia dengan sifatsifat khusus.

Tantangan terhadap Manajemen Personalia Modern
Menurut Floyd (1971;783) diantara banyak perubahan besar yang terjadi, tiga hal yang berikut akan menjelaskan hakikat dari tantangan personalia:

Perubahan bauran dalam angkatan kerja, jelas akan membawa perkenalan nilai-nilai baru kepada organisasi. Suatu angkatan kerja dengan perangkat nilai-nilai ini akan sangat cocok digunakan oleh perusahaan dalam usaha mereka untuk mengejar nilai-nilai produktivitas, efisiensi, dan efektivitas. Mengingat makin meningkatnya penekanan pada individu dibanding dengan organisasi, sejumlah perubahan program personalia telah dicoba salah satunya adalah :

Waktu luwes (Flexitime)
Menurut Craig Eric Schneir, Flexitime adalah” suatu program yang memberikan waktu untuk memulai dan mengakhiri secara fleksible bagi karyawan” . 5) Jadwal yang dipergunakan oleh suatu perusahaan adalah sebagai berikut :

• Jam 7 sampai 9 pagi merupakan selang waktu fleksibel dimana karyawan boleh memilih waktu untuk memulai kerja.
• Jam 9 sampai 11.30 pagi merupakan waktu inti, semua karyawan harus hadir.
• Jam 11.30 pagi sampai 1.00 siang merupakan waktu yang fleksibel untuk makan siang selama 30 menit
• Jam 1 sampai 4 siang merupakan waktu inti.
• Jam 4 sampai 6 sore merupakan waktu luwes (flexitime) untuk mengakhiri kerja.

Rencana-rencana semacam ini ternyata mempunyai sejumlah manfaat bagi majikan diantaranya yang disarankan adalah sebagai berikut:

• Mempertinggi produktivitas (enhanced production). Walaupun terdapat sedikit bukti nyata, namun penelitian- penelitian menunjukkan kesempatan-kesempatan untuk memperbaiki produktivitas bervariasi mulai dari sepertiga sampai setengah, dengan kemungkinan ukuran keuntungan antara 5 persen sampai 14 persen.

Penyebab-penyebab untuk hal ini mencakup moral yang lebih baik, waktu kerja yang lebih baik, waktu kerja yang sesuai dengan “ jam tubuh” (body clock) karyawan, penanganan yang lebih baik atas fluktuasi beban kerja, meningkatkan pelayanan terhadap karena perusahaan buka lebih lama, dan berkurangnya waktu terluang menunggu jam pulang karena enggan memulai tugas baru.

• Mengurangi keterlambatan dan ketidakhadiran karyawan (reduced employee tardiness and absenteeism). Karyawan yang sudah terlambat menurut jadwal yang ketat sering akan bimbang dan akhirnya memutuskan untuk tidak masuk kerja sama sekali. Jika waktu kedatangan di tempat kerja yang disetujui itu berada didalam rentang dua jam yang luwes, maka keterlambatan dan ketidakhadiran karena hal semacam ini bias disingkirkan. Keperluan-keperluan pribadi dapat ditanggulangi tanpa mengabaikan pekerjaan selama setengah atau sepanjang hari.  
• Memperbaiki moral dan mengurangi pergantian karyawan (improved morate and reduced turnover). Dengan sistem Waktu luwes (flexitime), karyawan mengendalikan hari kerjanya secara terbatas sehingga hal ini merupakan suatu jenis dari pemerkayaan pekerjaan (job enrichment). Para karyawan pada dasarnya diperlakukan sama seperti para manajer dan karyawan profesional.